Work in progress verstehen

Stell dir vor, dass du drei Anlegeplätze hast und drei Boote gleichzeitig in deine Werft holen und reparieren kannst. Außerdem stehen dir drei Bootsbauer zur Verfügung. Eines Tages kommt einer deiner besten Kunden auf dich zu und sagt: „Drei Boote aus meiner Flotte haben einen Hagelschaden. Sie müssen schnellstmöglich wieder einsatzbereit sein.“ Du erkennst relativ schnell, dass es sich dabei um ähnliche Schäden handelt und jede Reparatur drei Arbeitstage dauern wird. Du hast jetzt verschiedene Varianten, um deine Bootsbauer zu beauftragen.

Variante 1: Du lässt in jeden Bootsplatz ein Boot fahren, und jeder Mitarbeiter repariert ein Boot. Nach Tag 1 sind alle Boote zu 33 % fertig, nach Tag zwei zu 66 % und am Ende von Tag drei verlassen alle drei Boote deine Werft in tadellosem Zustand. Der Kunde musste somit auf jedes Boot drei Tage warten.

Variante 2: Du holst das erste Boot in deine Werft, und deine drei Mitarbeiter starten mit der Reparatur. Durch die gebündelte Arbeitskraft verlässt das Boot schon am Ende des ersten Tages die Werft. An Tag zwei reparieren deine Mitarbeiter das zweite Boot und an Tag drei das dritte. Durch den Fokus deiner drei Mitarbeiter auf dasselbe Boot hast du ein work in progress Limit von 1, das bedeutet, dass nie mehr als ein Boot zur selben Zeit repariert wird.

Daraus resultiert, dass der Kunde auf das erste Boot nur einen Tag warten muss, auf das zweite Boot zwei Tage und auf das dritte Boot drei Tage. Er kann Boot 1 also schon am zweiten Tag wieder einsetzen, Boot 2 am dritten und Boot 3 am vierten. Insgesamt hat er also drei Tage Wartezeit gespart.

In unserem Alltag haben wir ständig vergleichbare Situationen. Wenn ich beispielsweise Blogeinträge schreibe, stelle ich mein Handy immer auf „nicht stören“. Denn jedes Mal, wenn es klingelt, werde ich aus meinen Gedanken gerissen. Dadurch werde ich wie der Bootsbauer immer langsamer sein, als wenn ich fokussiert arbeite.

Der Begriff work in progress wird häufig in der Verwendung mit der Methode Kanban oder Scrum genannt. Das Ziel ist es, die Menge an Arbeit, die wir zur gleichen Zeit beginnen zu begrenzen. Anstatt fünf Blogartikel gleichzeitig zu anzufangen, fokussiere ich mich und schreibe einen nach dem anderen.

Es gibt eine tolle Übung, die du sofort selbst ausprobieren kannst. Nimm dir eine Stoppuhr, ein Blatt Papier und einen Stift. Schreibe in eine Reihe untereinander die Zahlen von 0 bis 9, direkt daneben die Buchstaben A bis J und daneben die römischen Ziffern I bis X. Stoppe die Zeit, die du benötigst, um diese Aufgabe auszuführen. Du hast gerade Spalte für Spalte ausgefüllt.

Wiederhole jetzt diese Übung, aber anstatt Spalte für Spalte zu schreiben, schreibst du Zeile für Zeile. Das bedeutet, dass du jetzt zuerst 0, a, I schreibst und danach die nächste Zeile mit 1, b, II, usw. Stoppe auch hier die Zeit.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass du für das Schreiben Zeile für Zeile wesentlich länger gebraucht hast, als wenn du Spalte für Spalte schreibst. Unser Gehirn braucht Energie und Zeit, um zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen. Auch wenn Menschen immer wieder behaupten multitaskingfähig zu sein, gibt es unzählige Studien die belegen, dass wir es zwar können, aber langsamer sind.

Den Fokus zu behalten und die Anzahl der Aufgaben, die wir Anfangen zu begrenzen, ist eine wirkungsvolle Methode, um Dinge zu erledigen.

Euer Fabian

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