Arbeiten in Sprints

In der Zusammenarbeit mit Kunden haben sich einige Grundsätze gezeigt, die dabei helfen, die Leistung eines Teams auf die Straße zu bringen. Diese Grundsätze sind an die Methode Scrum angelegt, folgen der Sprintlogik und befinden sich im komplexen Bereich der Stacey-Matrix. Wir arbeiten in unserer Firma selbst von Beginn an in der Sprintlogik und erzielen damit immer wieder gute Ergebnisse.

Dabei gibt es aus meiner Sicht zwei geniale Vorteile. Zum einen fokussiert sich das gesamte Team für zwei Wochen auf bestimmte Ergebnisse und zum anderen lernt das Team über die Zeit, wie viele Ergebnisse es liefern kann. Dadurch entsteht ein Flow mit genau so viel Druck, wie das Team braucht, um erfolgreich zu sein. 

Sprints wurden vor allem durch Scrum in der Arbeitswelt präsent. Wir nutzen eine abgewandelte Form davon, die auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. Bevor du auch damit startest, Sprints zu verwenden, empfehle ich dir einen Blick auf die Stacey-Matrix. Sprints sind vor allem dann extrem effektiv, wenn wir hypothesengetrieben arbeiten. Das bedeutet, dass ich am Anfang des Sprints die Hypothese aufstelle, dass mein Kunde ein bestimmtes Ergebnis haben möchte (bspw. einen Blogeintrag, eine Weiterentwicklung meiner App oder ein neues Produkt). Im Sprint liefere ich Ergebnisse, mit denen ich diese Hypothese verifiziere. Doch bevor wir dazu kommen, lass uns zuerst die Frage beantworten, was ein Sprint ist.

Ein Sprint ist immer ein geschlossener Zeitraum, in dem ein Ergebnis produziert wird. Wir verwenden als größten Zeitraum OKRs (Objectives and KeyResults) mit einem Zeithorizont von drei Monaten. Innerhalb dieses Zeitraums kannst du wahlweise alle zwei, drei oder vier Wochen einen Prüfpunkt etablieren. An diesem Punkt werden die erwarteten Ergebnisse intensiv geprüft und eine Reflexion angestellt. Wichtig ist dabei zu überprüfen, ob die Hypothese für den Sprint sich als richtig erwiesen hat. Danach wird der nächste Zyklus geplant und wieder gearbeitet. Für uns hat sich der zweiwöchentliche Zyklus als besonders produktiv herausgestellt. Durch den Fokus auf kurzfristige Ergebnisse gibt es kontinuierlich Erfolgserlebnisse, und es entsteht ein hohes Maß an Transparenz. Probleme und Unklarheiten können frühzeitig erkannt und aufgelöst werden.

Wenn du mit der Sprintlogik beginnst, sollten die ersten zwei Wochen der Sprint Null sein. In diesem erarbeitest du deine OKRs und basierend auf diesen eine Liste mit allen Aufgaben, die zur Erreichung des OKRs notwendig sind. Angelehnt an agile Methoden bietet sich dabei eine Clusterung nach Epic – Story – Task an. Ein Epic ist dabei so groß, dass es nicht innerhalb eines Sprints (bspw. zwei Wochen) erledigt werden kann. Jedes Epic besteht aus X Storys, die dafür notwendig sind, dass es erledigt ist. Eine Story kann immer innerhalb eines Sprints erledigt werden. Mehre Tasks sind dafür notwendig, eine Story zu erledigen. Ein Task ist immer innerhalb von zwei Tagen erfüllbar. 

Ich erlebe häufig eine Diskussion darüber, was nun ein Epic oder eine Story ist und warum wir diese Begriffe verwenden müssen. Du kannst es auch gerne Projekt – Arbeitspaket – Aufgabe nennen oder dir eine eigene Terminologie einfallen lassen. Wichtig ist, dass du alle Dinge aufgeschrieben hast, die zur Erreichung der OKRs notwendig sind. Durch das OKR ist messbar, ob die geplanten Ergebnisse erreicht wurden. Lass uns einen typischen OKR-Zyklus mit zwei wöchentlichen Sprints durchgehen.

Die folgenden Schritte werden immer wieder durchgeführt. 

Startpunkt: Die OKRs für die kommenden drei Monate sind festgelegt.

  1. Aufschreiben aller relevanten Aufgaben, um die OKRs zu erledigen
  2. Konkretisierung der Aufgaben, sodass diese innerhalb von 16 Arbeitsstunden erledigt werden können
  3. Schätzen des Aufwands, der zur Erledigung einer Aufgabe notwendig ist
  4. Planung der Aufgaben, die innerhalb der nächsten zwei Wochen erledigt werden
  5. Durchführen des Sprints und zwei Wochen lang arbeiten
  6. Prüfung der erreichten Ergebnisse: Konnte der geplante Aufwand erledigt werden? Ist die Hypothese richtig gewesen?
  7. Durchführung einer Reflexion: Was lief gut, was lief schlecht?
  8. Überprüfung: Wurden die OKRs erreicht?
  9. Überprüfung der aufgeschriebenen Aufgaben aus Schritt 1 mit den neuen Erfahrungen
  10. Schritt 2–9 noch fünfmal wiederholen und dann zu Schritt 11
  11. Überprüfung: Wurden die OKRs erreicht?
  12. Reflexion des Quartals 
  13. Feiern der erreichten Ergebnisse 
  14. Festlegen der OKRs fürs kommende Quartal
  15. Zurück zu Schritt 1

Jedes Quartal besteht aus drei Monaten und hat somit 13 Wochen. Da ein Sprint beispielsweise zwei Wochen dauert, bleibt am Ende des Quartals immer eine Woche übrig. Diese kann genutzt werden, um die Erfolge zu feiern und ein großes Teamevent zu veranstalten, und um neue OKRs zu planen und vorzubereiten.

In jedem Quartal und Zyklus werdet ihr neue Erfahrungen sammeln und eure Arbeitsweise entsprechend anpassen. Das oben beschriebene Vorgehen hat sich in der Realität als höchst effektiv bewiesen. Nicht direkt ersichtlich ist die Zeit, die für Teambuilding, Konfliktbewältigung und Kultur verwendet werden sollte. Regelmäßige Zeiträume einzuplanen, an denen das Team über seine Werte und den aktuellen Rahmen sprechen kann, ist unglaublich wichtig und wird oft vernachlässigt. Es bietet sich an, Mitarbeiter zu haben, die sich darauf spezialisieren, die Unternehmenskultur und die Arbeitsmethodik zu pflegen und ein Auge darauf zu haben. 

Vieles, von dem was du oben gelesen hast, wird dich an Scrum erinnern. Allerdings ist es auch ein elementarer Teil von Scrum ein Review zu machen, bei dem die Stakeholder (und Kunden) dabei sind und Feedback zum Produkt geben. Dieses Element nutzen wir beispielsweise aktuell nicht, weil wir noch kein konkretes Produkt haben, dass alle zwei Wochen in einer neuen Version vorliegt. Es ist aus meiner Sicht extrem wichtig, dass du dir aus den verfügbaren Methoden die Elemente nimmst, die am besten zu deiner aktuellen Situation passen.

Wie arbeitet ihr aktuell? Schreib es gerne in die Kommentare.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.